Responsabilidades
Agendar reuniões e compromissos.
Coordenar horários para garantir que não haja conflitos.
Atender chamadas telefônicas de maneira profissional.
Encaminhar ligações para os departamentos ou pessoas apropriadas.
Recepcionar visitantes e clientes.
Informar sobre a chegada de visitantes aos funcionários relevantes.
Redigir e enviar e-mails, cartas e outros documentos de correspondência.
Receber e distribuir correspondência recebida.
Manter arquivos físicos e digitais organizados.
Garantir que documentos importantes sejam arquivados corretamente.
Auxiliar na preparação de relatórios e apresentações.
Coletar e compilar dados conforme necessário.
Monitorar e solicitar materiais de escritório.
Garantir que o escritório esteja sempre abastecido com os itens necessários.
Auxiliar na organização de eventos e reuniões.
Preparar atas de reuniões e distribuir aos participantes.
Fornecer suporte administrativo aos colegas de trabalho.
Ajudar em tarefas variadas conforme a necessidade.
Auxiliar no processamento de faturas e pagamentos.
Monitorar e registrar despesas.
Organizar viagens de negócios, incluindo reserva de passagens e hotéis.
Desenvolver e manter sistemas de arquivamento eficientes.
Garantir a integridade e idade dos documentos arquivados.
Facilitar a comunicação dentro do escritório.
Distribuir memorandos e avisos importantes.
Assegurar que as práticas do escritório estejam em conformidade com as políticas e regulamentos da empresa.
Qualificações
Proficiência em Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) e outros softwares de escritório.
Conhecimento no uso de impressoras, copiadoras, scanners e outros equipamentos de escritório.
Habilidade para manter arquivos, documentos e a agenda do escritório organizados.
Capacidade de priorizar tarefas e gerenciar o tempo de forma eficaz.
Boa redação e gramática para a criação de correspondências e relatórios.
Excelente comunicação escrita e verbal.
Habilidade para lidar com clientes e visitantes de maneira cortês e profissional.
Capacidade de trabalhar bem com colegas e colaborar em tarefas conjuntas.
Capacidade de lidar com informações confidenciais de maneira apropriada.
Antecipar necessidades e tomar a iniciativa para resolver problemas antes que eles ocorram.
Atenção aos detalhes para garantir que todos os documentos e comunicações estejam corretos e precisos.
Saber como criar, gerenciar e arquivar documentos importantes.
Noções básicas de contabilidade para gerenciar pequenas transações financeiras e preparar relatórios financeiros simples.
Experiência prévia em posições administrativas ou de secretariado é obrigatório.
Número de vagas: 1
Tipo de contrato e Jornada: Efetivo – CLT - Período Integral
Área Profissional: Auxiliar em Administração - Secretariado
Exigências
Escolaridade Mínima: Ensino Médio (2º Grau)
Português (Nativo)
Valorizado
Experiência desejada: Sem experiência
Inglês (Básico)
Benefícios
Ajuda de custo
Assistência médica
Auxílio combustível
Bônus por resultado
Estacionamento
Vale-alimentação
Vale-refeição
Vale-transporte
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